El tema de cobranza en las empresas puede golpear por lo general las buenas ventas, las buenas facturaciones y las buenas colocaciones de crédito. Principalmente ese impacto se debe a que los productos son facturados y otorgados, pero si no son recuperados, al final eso se convierte en números rojos. Así que finalmente, los buenos números y las victorias de ventas únicamente quedan en papel. 

Así que las empresas tienen dos motores importantes: vender y cobrar. Si no hay venta, no hay negocio y si no hay cobro, no hay flujo, y sin ninguno de esos dos elementos importantes, todas las demás áreas dentro de la empresa no pueden funcionar. 

Por lo tanto, si esos dos elementos son bien gestionados en tiempo y estrategias tienen un impacto en la rentabilidad.  Y principalmente hablando de cobro. Pero,  ¿cómo tener una buena gestión de cobro o cómo mejorarlo? A continuación, los expertos de Sederegua & Asociados comparten sus mejores consejos para mejorar la gestión de cobro. 

Consejos para mejorar la gestión de cobro

Hablar realmente del mundo de la cobranza administrativa, judicial y extrajudicial es extenso porque es una integración de diferentes elementos. Sin embargo, a grandes rasgos se puede mencionar que para tener una buena gestión de cobro es indispensable un buen otorgamiento de crédito, capacitación constante de servicio al cliente, un buen y alto nivel de negociación, una estrategia para saber cómo actuar y en qué momento adecuado para que el atraso de los deudores no se convierta en un dolor de cabeza para las empresas otorgantes.

Un punto muy relevante en la gestión de cobranza es tener acciones definidas que consideren aspectos legales, porque hay acciones legales y derechos de los deudores. Además de la formalidad que deben cumplir los acreedores para garantizar los procesos. 

Selección adecuada del título de crédito

Como se mencionó. En temas de cobranza hay que abordar muchos aspectos relacionados a la persona individual o jurídica, garantía hipotecaria o prendaria, participación de legislación comercial y los títulos, los documentos, los soportes, las bases con las que se van a otorgar los créditos. 

Este último punto es muy importante pero abordado de manera equivocada e incluso ignorado en el proceso de otorgamiento de créditos. Para tener una buena gestión de cobro, principalmente hay que comprender y recordar que el otorgamiento de crédito de las diferentes empresas financieras, industriales y comerciales se puede dar de diferentes formas: por contratos, facturas, facturas cambiarias y letras de cambio. 

Existen diferentes documentos, pero hay también una forma especial de encontrar el título adecuado dependiendo del crédito que se va a otorgar y no todos lo conocen. Actualmente se otorgan documentos que no son la mejor manera de manejar el crédito para el giro de negocio que tienen. Así que deben asesorarse respecto a este tema para encontrar el mejor intermediario que avale el crédito de acuerdo al tipo de negocio o crédito que están otorgando. 

Plan de contingencia

Las herramientas, la tecnología, los procesos, las personas certificadas enfocadas en la negociación, convencimiento de los deudores y principios legales que conlleva son importantes también para mejorar la gestión de cobro. Pero es vital contar con un plan de contingencia o  una estructura en la cual puedan tener contingencias de cobranza que les permita responder de manera adecuada a eventos o sucesos y clientes.

Un departamento, la tecnología o una empresa externa puede ayudar en ese plan de contingencia que debe estar contemplado. El cual debe incluir clientes, fechas, responsables, formas de abordar los eventos, cierto tipo de clientes, etc. 

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Terceriza la gestión de cobro

El que hace un buen trabajo, siempre es el que sabe cómo hacerlo. Así que puedes confiar la gestión de cobro a expertos que saben las estrategias y tácticas en cada proceso y cada tipo de cuenta. La efectividad aumentará, estarás más centrado en otras actividades importantes de la empresa y las finanzas serán más saludables. 

En Guatemala hay aproximadamente 30 agencias que se dedican a la labor de administración y gestión de cartera, brindando un servicio de cobranza que permite que las empresas se enfoquen en otras actividades también relevantes para su funcionamiento. 

Las empresas de cobranza se convierten en aliados  y es vital que tengan las siguientes cualidades y habilidades:  alto nivel de negociación, principios de servicio, respeto e innovación estratégica y tecnológica. Así como constante capacitación de capital humano. 

Además, en la gestión de cobranza pueden existir diversos requerimientos por parte de las empresas financieras, comerciales o industriales. Los asuntos a atender pueden ser gestión, de recuperación, de ejecución procesal de esa cobranza a través de órganos jurisdiccionales. Así que la empresa que consideren para llevar la gestión de cobro debería tener esa capacidad de tener un equipo que se adapte a los requerimientos de cobranza de cada cliente. Es decir, deben considerar que sea competitiva en el mercado donde se desarrolla. 

Al tercerizar el servicio de cobranza, la empresa de gestión de cobros asume los costos de las operaciones, permitiendo más eficiencia en el proceso y más productividad. 

Ética en la gestión de cobro

Las cosas salen bien cuando las realizas correctamente. Lo mejor en gestión de cobros es siempre respetar al deudor, tener el diálogo como pilar y sin atentar con la dignidad de la persona. 

Si piensas en tercerizar el servicio debes buscar empresas que se enfoquen en la ética en cada proceso de la administración. 

Ahora sí… ¿Estás preparado para mejorar la gestión de cobro en la empresa? Si necesitas asesoría administrativa y jurídica en la gestión de cobros, puedes pulsar el botón y te contactaremos. 

Con información de William Herrera (CEO de Sederegua & Asociados)

Escrito y editado por: Sophia Valenzuela